Factur-X, la facture PDF avec ses données XML
Avec Factur-X, vous lisez une facture en PDF, et un XML joint sert aux logiciels : c'est l'un des trois formats du socle prévu par la réforme.
- 5 profilsdu plus simple au plus riche
- EN 16931la norme européenne qu'il suit
Un PDF lisible avec un XML en pièce jointe
Ce standard de facture mixte est franco-allemand. Un humain lit le PDF ; les logiciels, eux, traitent le XML sans intervention, d'après la FNFE-MPE, le forum national sur la facture électronique.
Ce standard porte le nom de ZUGFeRD en Allemagne. La norme appliquée ici est européenne : EN 16931, parue le 16 octobre 2017. Les données d'une facture électronique sont définies par cette norme.
Le fichier est un PDF/A-3 sur le plan technique : ce format de PDF, fait pour une conservation longue, accepte les fichiers joints. Dans ce PDF, le XML est joint avec le nom factur-x.xml.
Cinq profils, du plus léger jusqu'au plus complet
Le profil indique la quantité de données présentes dans le XML. Plus le profil est complet, plus la facture peut être traitée sans saisie par le logiciel du client. Cette liste est fournie par la FNFE-MPE.
| Profil | Ce que contient le XML |
|---|---|
| MINIMUM | Le minimum exigé par Chorus Pro : les données de l'en-tête et du pied de la facture. |
| BASIC WL | Les données les plus demandées pour l'en-tête et le pied, lignes non comprises. |
| BASIC | BASIC WL, enrichi des données essentielles de chaque ligne |
| EN 16931 | Toutes les données prévues par la norme européenne |
| EXTENDED | Le profil EN 16931, augmenté de données supplémentaires |
Les profils utiles à la réforme
D'après l'AIFE, la norme AFNOR XP Z12-012 fixe les formats et profils admis. L'AIFE, agence de l'État, exploite les outils de la réforme.
Aucune liste simple des profils acceptés ne figure sur les pages officielles. Sous une forme structurée, elles exigent les mentions obligatoires : 34 données en tout.
En-tête et pied de facture : c'est tout ce que contiennent ces deux profils, MINIMUM et BASIC WL. Pour la France, la FNFE-MPE cite EXTENDED-CTC-FR comme profil de référence, dérivé du profil EXTENDED.
Demandez, avant de choisir l'outil, quel profil il génère et si votre PA l'accepte.
Créer une Factur-X depuis un logiciel ou une PA
Le fichier ne se fabrique pas à la main. Comme d'habitude, la facture est créée dans votre logiciel de facturation, qui génère ensuite le PDF et le XML.
Il faut que ce logiciel soit une solution compatible, c'est-à-dire reliée à une PA. La PA, ou plateforme agréée, désigne une entreprise que l'État immatricule pour transmettre les factures.
- Vérifiez que ce format est exporté par votre logiciel, et que le logiciel est relié à une PA.
- Saisissez les mentions obligatoires dans la facture, y compris le SIREN du client.
- Le PDF et son XML joint sont ensuite produits par le logiciel.
- Passez par votre PA pour l'envoi : elle contrôle la facture avant de la transmettre au client.
D'après la FNFE-MPE, les plateformes agréées qui prennent ce format en charge sont déjà plus de 130. Pour les comparer, consultez la liste des plateformes ou les logiciels de facturation.
Factur-X gratuit : ce qui ne coûte rien
Le format relève d'un standard publié. La documentation se télécharge chez la FNFE-MPE ; il suffit de donner une adresse e-mail.
Si vous voulez émettre des factures sans rien payer, tournez-vous vers les offres gratuites des plateformes et des logiciels. Chaque offre a ses propres limites.
Vous voulez vérifier un fichier que vous recevez ou envoyez ? Le validateur gratuit analyse le PDF directement dans votre navigateur, et aucun envoi n'a lieu.
Questions fréquentes
C'est quoi, Factur-X, en résumé ?
Un fichier XML est contenu dans une facture PDF classique. C'est vous qui lisez le PDF ; le XML, lui, est lu par le logiciel de votre client.
Peut-on rendre conforme un PDF simple ?
Le renommage ne suffit pas. C'est à votre logiciel de créer le XML, de l'intégrer au PDF, puis d'utiliser une PA pour l'envoi. Le contrôle gratuit vérifie la présence de ce XML.