Logiciel facture électronique : outil, plateforme agréée ou les deux
Un logiciel de facture électronique vous aide à rédiger vos factures, mais c'est une plateforme agréée qui les envoie et les reçoit. Acheter un outil n'est pas une obligation.
- 3 formatsacceptés pour une facture électronique
- 1er sept. 2027émission pour les PME et micro-entreprises
- 1er sept. 2026réception obligatoire pour toutes les entreprises
Qui fait quoi entre le logiciel et la plateforme agréée ?
Une plateforme agréée, c'est une société privée enregistrée par l'État. Elle émet, reçoit et fait suivre les données de vos factures. En clair, c'est elle qui fait circuler chaque facture entre votre entreprise et celle de votre client.
L'outil de facturation, lui, sert à rédiger les factures. Pour servir dans le cadre de la réforme, il doit être une « solution compatible », c'est-à-dire un outil qui remplit deux conditions :
- il propose les fonctions demandées par la réforme ;
- il est relié à au moins une plateforme agréée.
| Votre équipement | Ses avantages | Les points à contrôler |
|---|---|---|
| Une plateforme agréée, sans autre outil | Entrer vos factures sur la plateforme et assurer l'envoi comme la réception | Que le mode de saisie convient à votre volume |
| Un logiciel compatible plus une plateforme | Préparer chaque facture avec le logiciel, la plateforme assurant ensuite l'acheminement | Que le logiciel est bien relié à une plateforme agréée |
S'en sortir sans logiciel de facturation
Pas d'outil aujourd'hui ? Aucune obligation d'en acheter un. Vous pouvez tout simplement saisir vos factures sur la plateforme agréée que vous aurez choisie.
L'administration fiscale signale aussi l'existence de solutions gratuites ou peu coûteuses.
PDF par mail : pourquoi ça ne marche plus ?
Avec la réforme, ce geste simple ne répond plus aux règles. Votre facture doit prendre l'un des 3 formats prévus.
Il s'agit de l'UBL, du CII et d'un format mixte, souvent appelé Factur-X. Vérifiez que la solution choisie permet de produire les factures dans l'un de ces formats.
Les 4 nouvelles mentions à ajouter
Vos factures gardent leurs mentions habituelles et reçoivent 4 mentions supplémentaires. Selon la FAQ des impôts, votre outil doit savoir les afficher :
- le SIREN du client, le numéro propre à son entreprise ;
- la catégorie à laquelle l'opération appartient ;
- l'option de TVA sur les débits, si c'est votre cas ;
- l'adresse de livraison, si elle est différente.
Bien choisir sa plateforme et son outil
Vous choisissez votre plateforme librement, et vous pouvez la changer quand vous voulez. Votre premier choix ne vous engage donc pas pour toujours.
Quelques repères pour vous décider :
- Votre nombre de factures. L'administration recommande de s'appuyer sur votre volume de factures.
- Vos clients particuliers. Quand vous vendez à des particuliers, la transmission se fait par montant global journalier. Vérifiez que votre outil le permet.
- Votre logiciel actuel. Vous en possédez déjà un ? L'administration conseille de prendre contact avec son éditeur afin de connaître son avancement.
Les dates clés : 2026 pour la réception, 2027 pour l'émission
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être capables de recevoir des factures électroniques. Il vous faut donc une plateforme avant cette date, même sans émission de votre côté.
Côté PME, petites et micro-entreprises, l'obligation d'émettre arrive au 1er septembre 2027. Votre outil devra alors fournir les bons formats ainsi que les 4 nouvelles mentions.
Les questions qu'on se pose
Votre logiciel actuel fera-t-il l'affaire ?
Oui, s'il devient une solution compatible. Demandez à votre éditeur si votre logiciel proposera les fonctions nécessaires et sera relié à une plateforme agréée.
Un logiciel est-il nécessaire pour recevoir des factures ?
Non : vos fournisseurs envoient leurs factures vers la plateforme que vous avez choisie, et aucun outil supplémentaire n'est demandé.
Puis-je changer de plateforme plus tard ?
Oui, à tout moment. Vous pouvez donc commencer par la réception en 2026, puis revoir votre choix avant 2027.