Facture électronique : définition, et c'est quoi exactement ?

Facture électronique : sa définition officielle

Trois conditions sont fixées par l'article 289 bis du CGI. CGI est l'abréviation du Code général des impôts.

• Sous une forme dématérialisée, la facture est émise, transmise et reçue.
• Un socle minimum de données structurées y figure.
• Une plateforme agréée (PA) l'achemine : c'est un prestataire immatriculé par l'administration fiscale.

Chaque information occupe un champ précis : c'est cela, des données structurées. Le montant ou le SIREN sont ainsi lus par un logiciel, sans ressaisie. La page formats présente les formats acceptés.

Aucun autre acteur qu'une PA ne peut envoyer la facture au client ni transmettre ses données au fisc. Vous pouvez être aidé par un logiciel de facturation, s'il est relié à une PA.

Un PDF transmis par mail compte-t-il comme facture électronique ?

Non. Dans sa réponse officielle, l'administration l'affirme clairement : un PDF image envoyé par mail ne constitue pas une facture électronique.

Un PDF fait avec un traitement de texte est concerné au même titre qu'une facture papier scannée. Les données structurées manquent, tout comme le passage par une PA.

Pour vos clients professionnels en France, la facture part vers la plateforme du client : c'est votre PA qui la transmet. Vous n'êtes plus l'expéditeur.

Un client à l'étranger, ou un particulier ? Le mail demeure possible. C'est alors de l'e-reporting : vous transmettez des données à l'administration.

Facture électronique : les mentions obligatoires qui s'ajoutent

Rien ne change pour les mentions habituelles. Service Public en recense 4 nouvelles. Elles s'appliquent déjà aux grandes entreprises et aux ETI depuis le 1er septembre 2026.

Pour les PME et micro-entreprises, elles s'ajoutent à partir du 1er septembre 2027 :

• le SIREN du client, pour un client entreprise ;
• l'adresse à laquelle les biens sont livrés, si elle n'est pas celle du client ;
• la nature des opérations : prestation de services, livraison de biens, ou les deux ;
• l'option de payer la TVA sur les débits, si c'est votre choix.

« D'après les débits » : la TVA devient due dès que la facture est émise, et non au moment du paiement. Un prestataire ne le précise que s'il a choisi cette option.

Faut-il une signature sur une facture électronique ?

Ce n'est pas systématique. Le cachet électronique qualifié reste une possibilité, sans obligation générale. Il certifie l'origine de la facture et prouve qu'elle n'a pas été modifiée.

Les entreprises peuvent aussi prendre appui sur une « piste d'audit fiable ». L'entreprise met elle-même en place ces contrôles pour assurer l'origine de ses factures et ce qu'elles contiennent.

De son côté, votre plateforme agréée a l'obligation de préserver l'intégrité des données transportées. Vérifiez auprès d'elle ce que l'offre comprend.

Archivage de la facture électronique : combien de temps la garder

La conservation d'une facture électronique dure 6 ans, en format électronique. Ce délai démarre quand la facture est établie.

Conservez-la dans son format d'origine, celui utilisé au moment de l'émission. Pour votre gestion, une copie PDF reste possible, en plus de l'original.

Avant de retenir une PA, regardez si la conservation fait partie de son offre. La page plateformes agréées présente les plateformes.