Facture électronique : le format à utiliser
Facture électronique format Factur-X, UBL ou CII : les données de ces trois formats se lisent avec un logiciel. Un simple PDF ou un document Word ne fait pas l'affaire.
- 3 formatsretenus par la réforme dans son socle commun
- 34 donnéesenvoyées sous une forme structurée
Facture électronique format : les trois options du socle
Trois formats forment le socle commun de la réforme. Chaque entreprise, comme chaque PA, doit être capable de les recevoir, indique la FNFE-MPE, le forum national dédié à la facture électronique. La PA (plateforme agréée), c'est l'intermédiaire immatriculé par l'État : elle transmet les factures.
| Format | Nature | Lisible à l'œil | Usage |
|---|---|---|---|
| Factur-X | PDF + XML (un PDF et son fichier de données en pièce jointe) | Oui, comme un PDF classique | Très utilisé par les TPE et PME |
| UBL | XML seul (données structurées, sans image) | Non, il faut un logiciel | Échange direct entre logiciels |
| CII | XML seul (données structurées, sans image) | Non, il faut un logiciel | Deux usages : l'échange entre logiciels et la base du XML de Factur-X. |
Un fichier texte où chaque information a sa balise (numéro, date, montant), c'est cela, le XML. Une même balise renvoie à la même information pour tous les logiciels, sans ressaisie.
Le format UBL : une facture en données structurées
Un fichier UBL ne présente aucune mise en page. Il ne contient que des données structurées ; un logiciel les transforme en un affichage lisible.
En définissant la facture électronique, les impôts le citent : « UBL, CII ou tout format mixte » (source : impots.gouv.fr).
Une petite entreprise fait rarement ce choix à la main. Le fichier est produit pour vous par votre logiciel de facturation ou votre PA.
Le format CII : une facture en XML, qui sert aussi dans Factur-X
Lui aussi, CII passe par du XML seul pour la facture ; l'organisme UN/CEFACT définit sa syntaxe. Il est sans image, tout comme UBL.
Factur-X s'appuie aussi sur ce format : le XML joint au PDF applique la syntaxe CII, selon la FNFE-MPE.
L'image est donc ce qui sépare surtout un fichier CII d'une Factur-X. La Factur-X ajoute, autour du XML, un PDF que l'on peut lire.
Le format mixte : Factur-X
Les deux usages se rejoignent dans le format Factur-X. Le PDF se lit comme toujours ; le fichier de données voyage dedans. Votre client peut donc lire la facture, ou la traiter sans rien saisir.
Dans Factur-X : c'est quoi, vous trouverez ses profils ainsi que la méthode pour en produire une.
Un simple PDF : pourquoi ce n'est pas une facture électronique
Trois conditions sont posées par l'article 289 bis du CGI. Sous forme dématérialisée, la facture est émise, puis transmise, puis reçue. Un socle minimum de données structurées y figure. Une plateforme agréée assure sa transmission.
Ces données structurées sont absentes d'un PDF créé avec Word ou Excel. L'administration ne voit donc pas une facture électronique dans une « facture de type image PDF » qui arrive par mail.
Envoyé tel quel, un fichier Word ou Excel obéit à la même règle ; une facture papier scannée aussi.
Une facture conforme, inversement, comporte 34 données au format structuré. Le taux de TVA en est un exemple, tout comme le SIREN du fournisseur ou le numéro unique porté par la facture.
Vérifier le format d'une facture que vous recevez
Vous voulez vérifier qu'un PDF reçu contient des données XML ? Lancez le contrôle Factur-X gratuit. Le fichier ne quitte pas votre navigateur.
Ce contrôle ne prend pas la place de votre PA. Avant de transmettre une facture, elle seule la vérifie de façon officielle.
Questions fréquentes
Quel format prend une facture électronique ?
Ce format est l'un des trois du socle : Factur-X (un PDF avec son XML en pièce jointe), UBL ou CII (du XML et rien d'autre). Ce choix technique est géré par votre logiciel ou votre PA.
Une facture PDF compte-t-elle comme facture électronique ?
Pas s'il s'agit d'un PDF simple. Des données structurées sont nécessaires, tout comme un envoi par une plateforme agréée. Ces données sont portées en pièce jointe par un PDF Factur-X.
UBL et CII, quelle différence ?
Deux fichiers XML sans image, écrits avec des syntaxes différentes. Le XML contenu dans une Factur-X est aussi basé sur CII.